年末の最後の会社のイベントと言えば 忘年会 です。お互いに一年の労をねぎらい、親睦を深める大事な会です。しかしお酒の席ということもあり、女性が参加しにくい雰囲気もあります。パートやアルバイトなどが参加ＯＫの職場でも、女性がすすんで参加しようと思えない雰囲気を想像してしまう場合があります。
では、どうしたら女性が安心して参加できるような案内文を作れるのでしょうか？
女性が参加しやすい忘年会の案内文をつくろう
忘年会の案内文はメール？文書？
忘年会を開催するにあたって、まずはそのことを参加対象者にお知らせして、出欠の確認をしなければなりません。では、そのお知らせは社内メールでいいのでしょうか？それとも文書を作成し配布しなければならないのでしょうか？
本来メールは略式であり、上司など目上の方にもお知らせするのであれば文書にするのが正しいマナーです。しかし現代はペーパーレス化で社内メールが主流です。用紙や作成時間の無駄を省いて効率よくお知らせしましょう。
ただし、やはり社外のお客様へ宛てる案内文は文書にした方がよいでしょう。また、その会社の習慣に従うことも大事です。先輩方にその会社の案内の仕方をお尋ねするのが一番です。
基本は簡潔に分かりやすく。
忘年会という楽しいイベントの案内ですが、やはり社内で先輩や上司など大勢の方に送信するメールなのでビジネスメールが基本です。ふざけ過ぎたメールやダラダラとわかりにくい文章はよくありません。
まずは件名を見ただけで用件が分かるようにしましょう。
例）１２月〇日 忘年会のご案内 など。
文章は簡潔に、適度に改行を入れて読みやすくします。最低でも次の項目は必ず入れるようにします。
- 冒頭のあいさつ文
- 日時
- 場所
- 会費
- 会場への交通手段・地図
- 会場の連絡先
- 駐車場の有無（近隣駐車場）
- 幹事の名前、連絡先
案内文を送る時期と返信の期限はいつ？
忘年会の案内文は年末に向けて忙しくなる仕事の合間に読んでもらい、参加する予定を立ててもらわなければなりません。
最低でも忘年会開催の２週間前までに皆さんにお知らせするようにしましょう。可能ならば１か月前くらいから開催予定を告知しておくとなお良いです。
出欠の返信の締め切りや返信方法も決めておきましょう。返信の締め切りを明確にすることによって、メールが届いていないなどのトラブルの確認にもなります。メールの送信トラブルを予防するために朝礼などがあれば、そこで口頭伝言をしておきます。
女性が安心して参加しやすい忘年会をアピールするには？
仕事に男女の差はほとんどない時代になりましたが、志向や好みは男性と女性では違います。お酒を飲んでさわいで、大笑い。忘年会は親睦会でもありますが完全な無礼講ともいかず、若干、仕事の延長とも感じることもあるでしょう。
そんな雰囲気を女性はあまり好ましく思わない人が多いものです。パートやアルバイトも参加可となっていても、わざわざ会費を払って参加したくないと思うでしょう。
実際には参加してみたら楽しいのに、「行かず嫌い」にならないように、参加したくなるような案内文を作りましょう。
とにかく不安を解消する工夫をする。
女性が忘年会に参加するにあたって気になるのが、帰りの予定です。電車や交通機関が発達した地域ならさほど心配はないでしょうが、そうではない地域では最も気になることです。
終電の時間、タクシーの手配、送り役の人がいるかなど、きちんと自宅に帰れるように配慮して、それを明記すると参加率があがります。
お店の雰囲気を簡単に説明し、さらにお店のＵＲＬを載せると興味をそそります。座敷なのかテーブル席なのかも事前に知らせておくと当日の服装に困りません。
お店の場所もわかりやすく地図を載せ、迷子による遅刻者が出ないようにします。時間厳守でお開き時間もきちんと守りましょう。女性の好みの食事やソフトドリンクの用意があることも分かると参加してみたくなります。
さらに、アトラクションやゲームなどがあれば全員が楽しめるのでおすすめです。
まとめ
女性が参加しやすい忘年会の案内文をつくろう
忘年会の案内文はメール？文書？
基本は簡潔に分かりやすく。
案内文を送る時期と返信の期限はいつ？
女性が安心して参加しやすい忘年会をアピールするには？
とにかく不安を解消する工夫をする。